Politique de confidentialité

OLVIO est une plateforme logicielle de gestion scolaire multi-établissements, fournie en mode SaaS et éditée par Olvio Holding.

Deux acteurs interviennent dans le traitement des données, avec des responsabilités distinctes :

• La loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel (Côte d'Ivoire) ;
• Le contrôle de l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI).

3.1 Identification et compte

• Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone
• Mot de passe (jamais stocké en clair)
• Rôle sur la plateforme et matricule
• Lien de rattachement entre un parent et son ou ses enfants

3.2 État civil, inscription et contacts

• Date et lieu de naissance, sexe, nationalité, lieu de résidence
• Coordonnées des parents ou tuteurs et d'une personne à contacter en cas d'urgence
• Parcours antérieur (diplômes, établissement d'origine) et documents d'inscription transmis par l'établissement
• Pour les enseignants : informations administratives nécessaires à leur gestion (fonction, grade, type de contrat, ancienneté, heures effectuées et rémunération)

3.3 Scolarité

• Notes, moyennes, crédits, appréciations, relevés et bulletins
• Absences et retards
• Devoirs, supports de cours et emploi du temps
• Inscriptions annuelles, décisions de passage, attestations et diplômes délivrés

3.4 Frais de scolarité et paiements

• Frais dus, échéances, réductions, paiements enregistrés et reçus
• Lors d'un paiement en ligne : référence et statut de la transaction transmis par le prestataire de paiement. OLVIO ne collecte ni ne conserve aucune donnée de carte bancaire ni code secret de paiement mobile.

3.5 Communication

• Messages et pièces jointes échangés dans la messagerie interne
• Notifications internes (nouveau devoir, nouvelle note, nouveau message…)
• Abonnement aux notifications push du navigateur (identifiant technique du terminal, sans accès au contenu de l'appareil)
• Notifications WhatsApp : voir la section 6

3.6 Données techniques

• Adresse IP, type de navigateur et de système d'exploitation
• Journal des connexions et des changements de mot de passe
• Journal d'audit des actions effectuées sur la plateforme (qui a fait quoi, et quand)
• Journaux techniques d'erreurs

OLVIO ne collecte, dans son usage normal, aucune donnée sensible (origine, opinions politiques ou religieuses, santé, orientation sexuelle, données biométriques ou génétiques).

• Gérer la scolarité : notes, absences, bulletins, emplois du temps, inscriptions et documents officiels ;
• Authentifier les utilisateurs et sécuriser l'accès à la plateforme ;
• Permettre aux parents et tuteurs de suivre la scolarité de leurs enfants ;
• Assurer la communication au sein de l'établissement (messagerie, notifications internes, push et WhatsApp) ;
• Gérer les frais de scolarité et leurs paiements ;
• Assurer la traçabilité des actions et détecter les usages frauduleux ou anormaux ;
• Permettre à l'établissement de respecter ses obligations légales et réglementaires.

Aucune donnée n'est utilisée à des fins de prospection commerciale ou de publicité, ni vendue, louée ou cédée à des tiers.

• Exécution du contrat de scolarisation et mission éducative de l'établissement : gestion de la scolarité, des frais et des documents officiels ;
• Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, journalisation, audit et prévention de la fraude ;
• Consentement : notifications push du navigateur et notifications WhatsApp.

En complément des notifications internes et des notifications push, OLVIO peut adresser certaines informations importantes (absence, devoir, événement de l'établissement) par WhatsApp, via la plateforme WhatsApp Business fournie par Meta Platforms.

• Ces messages ne sont envoyés qu'aux personnes ayant accepté de les recevoir, au numéro de téléphone enregistré dans leur profil.
• Pour acheminer un message, OLVIO transmet à WhatsApp le numéro du destinataire et le contenu du message.
• OLVIO ne conserve pas le contenu des messages WhatsApp : seuls les quatre derniers chiffres du numéro, le type de notification et le statut d'acheminement (envoyé, remis, lu, échec) sont enregistrés, à des fins de suivi.
• Si vous écrivez au numéro WhatsApp d'OLVIO, seules les informations techniques du message (identifiant, type, date) sont enregistrées, jamais son contenu.
• Vous pouvez cesser de recevoir ces messages à tout moment en le demandant à votre établissement ou à contact@olvio.ci.

Le traitement des données par WhatsApp est également régi par les conditions et la politique de confidentialité de WhatsApp.

Chacun n'accède aux données que dans la limite de son rôle et de son établissement. Un établissement n'a jamais accès aux données d'un autre établissement.

• Le personnel administratif de l'établissement ;
• Les enseignants, pour les étudiants de leurs classes uniquement ;
• Les étudiants, pour leurs propres données ;
• Les parents et tuteurs, pour les données de leurs enfants, en lecture seule ;
• Olvio Holding, à des fins strictement techniques et de support.

OLVIO fait appel à des sous-traitants techniques, chacun limité à ce qui est nécessaire à sa mission :

• Hébergement de l'application et de la base de données ;
• Stockage sécurisé des fichiers (documents, pièces jointes) ;
• Cache technique et limitation du nombre de requêtes ;
• Services de notification push des navigateurs (contenu chiffré de bout en bout) ;
• WhatsApp (Meta Platforms), pour les notifications WhatsApp ;
• Prestataires de paiement mobile, pour les paiements en ligne des frais de scolarité.

Certains de ces prestataires peuvent être situés hors de Côte d'Ivoire. Dans ce cas, les transferts sont encadrés par des garanties appropriées, conformément à la réglementation applicable.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale contraire.

• Mots de passe protégés par hachage ; toute copie conservée pour la gestion des comptes est chiffrée ;
• Chiffrement des échanges entre votre appareil et la plateforme (HTTPS) ;
• Isolation stricte des données entre établissements ;
• Contrôle d'accès selon le rôle de chaque utilisateur ;
• Déconnexion automatique après inactivité ;
• Journalisation et audit des actions sensibles.

Certains étudiants peuvent être mineurs. Leurs comptes sont créés et administrés par l'établissement dans le cadre de sa mission éducative. Les parents et tuteurs disposent d'un accès dédié, en lecture seule, pour suivre la scolarité de leur enfant.

Conformément à la loi n° 2013-450, vous disposez des droits suivants :

• Accès : savoir si vos données sont traitées et en obtenir une copie ;
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Opposition : vous opposer, pour un motif légitime, à un traitement ;
• Limitation : demander la limitation d'un traitement ;
• Effacement : demander la suppression de vos données, dans la limite des obligations légales d'archivage scolaire ;
• Retrait du consentement : à tout moment, pour les notifications push et WhatsApp.

Ces droits s'exercent auprès de votre établissement ou auprès de Olvio Holding à l'adresse contact@olvio.ci. En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez saisir l'ARTCI.

1. Adressez votre demande à l'administration de votre établissement, ou par e-mail à contact@olvio.ci, en précisant votre nom, votre établissement et votre rôle (étudiant, parent, enseignant…).
2. Votre identité et votre rattachement à l'établissement sont vérifiés.
3. Les données sont supprimées ou anonymisées dans un délai d'un mois, à l'exception de celles que l'établissement est légalement tenu de conserver (dossier scolaire, diplômes, pièces comptables).

Pour ne plus recevoir de notifications WhatsApp uniquement, la même demande suffit : votre numéro cesse d'être utilisé pour ces envois.

OLVIO n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (session de connexion et protection contre la falsification de requêtes). Aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience tierce ou de traçage entre sites n'est utilisé.

Cette politique peut évoluer pour refléter des changements légaux, techniques ou fonctionnels. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification importante, les utilisateurs en sont informés sur la plateforme.

• Votre établissement : auprès de son administration ;
• Olvio Holding, éditeur d'OLVIO : contact@olvio.ci